Cara membuat mailmerge

Cara membuat mailmerge (surat massal)

Pernahkah anda diberikan tugas untuk membuat surat massal misalnya surat undangan atau surat himbauan? Untuk membuat surat undangan atau surat himbauan dengan beberapa penerima yang berbeda anda tidak perlu membuat dokumen untuk setiap penerima surat, Microsoft Office telah memudahkan hal tersebut dengan fasilitas mailmerge. Anda hanya perlu membuat dokumen sekali yang kemudian anda gunakan untuk setiap semua identitas penerima yang berbeda.

Mailmerge merupakan fasilitas yag sudah disediakan di Microsoft Office yaitu menggunakan Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel. Keduanya bisa kita manfaatkan dalam satu pekerjaan yang saling berhubungan. Aplikasi Microsoft Office Word menyediakan fitur mailmerge tersebut sedangkan Microsoft Office Excel untuk data basenya, dalam hal ini misalnya data base penerima surat.

Jadi intinya, pembuatan mailmerge cuma ada 2 langkah yang perlu dilakukan:

1. Siapkan database di ms.excel (bikin file excel-nya, biasanya berisi nama, alamat, nomor surat, tanggal atau apa sajalah yang mau ditampilkan di surat tersebut), dan
2. Atur dokumen yang di ms.word buat baca data dari file excel tersebut lewat mailmerge.

Langsung aja ke contoh ya. Misalnya kita mau membuat undangan. Langkah pertama adalah membuat data base di ms.excel terlebih dahulu penerima surat undangan tersebut.

1. Buka dulu Ms.Excel

2. Buat disana kolom nama, alamat, nomor surat, tanggal dan sebagainya yang kita butuhkan. Gunakan baris pertama pada setiap kolom sebagai judul kolom, seperti tabel pada biasanya. Baru kemudian baris kedua dan selanjutnya kita isi dengan daftar nama, alamat dan seterusnya.

3. Rename nama sheet di bagian bawah, mengapa mesti di Rename? karena nama ini yang akan menjadi acuan pada saat men-setting mailmerge di ms.word. Caranya klik kanan pada Sheet1 → rename. Rename dengan nama apa saja, terserah. Misalnya undangan. Setelah selesai menulis nama, tekan enter atau klik di area lain pada ms.excel biar nama baru tersebut tersimpan.

4. Setelah semua diatas selesai, sekarang simpan data tersebut dengan tekan di keybord Ctrl + S atau lewat menu – save. Beri nama terserah file excel tersebut misalnya diberi nama "Database undangan" dan tekan Save. Agar lebih praktis, buatkan Folder sendiri untuk save agar nanti ketika men-setting di Ms.Word kita tidak kebingungan atau agar lebih enak gak kecampur dengan file lainnya.

Sekarang kita sudah memiliki database undangan di Ms.Excel, langkah selanjutnya tinggal membuat Desain Surat yang dimaksud dan mengatur mailmerge di Ms.Word.

1. Buka Ms.Word

2. Bikin dulu desain suratnya, pastikan bagian yang nantinya mau diisi dengan nama, alamat, nomor dan tanggal kita kosongin dulu. Kan mau diisi secara otomatis. Seperti contoh saya dibawah ini.

3. Selanjutnya kita atur mailmerge-nya. Klik menu Mailings – select Recipients – use existing list lalu akan muncul jendela baru select data source, cari file data base yang sudah kita bikin di ms.excel tadi.

4. Setelah ketemu file-nya, klik open 

 

5. terbuka jendela berdasarkan nama sheet data base tadi. Klik nama sheet kita (undangan) lalu klik ok 

6. sekarang kita akan menentukan di mana letak tulisan nomor, tanggal, nama, dan alamat itu nanti berada di dokumen undangan kita. Klik menu insert merge field, bila kita mau memasukkan nomor_surat, klik nomor_surat, lalu insert. Klik cancel lalu ulangi untuk cara yang sama untuk memasukkan tanggal, Klik menu insert merge field, tanggal_surat, lalu insert dan seterusnya.

7. Akan muncul tanda <<nama_kolom>> dalam desain surat kita, itu artinya, bagian tersebut nantinya akan diisi oleh isian sesuai database tadi. Misal <<no_surat>> artinya nanti waktu di cetak akan muncul nomor surat sesuai data base.

8. klik preview result untuk melihat tampilan surat kita, Perhatikan, tulisan <<no_surat>>, <<tanggal_surat>>, <<nama>> dan <<Alamat>> yang tadi sekarang sudah berubah menjadi yang sesuai keinginan kita mulai awal tadi khan....

9. Untuk melihat nama-nama lain, tinggal klik tombol [ < ] dan [ > ] di panel sebelah kanan. Periksa satu-satu, barangkali ada yang terlewatkan.

10. Setelah selesai, jangan lupa, save pekerjaan kita ini (Ctrl + S) dan tempatkan di satu folder dengan file Database Ms.Excel tadi.

11. Selanjutnya kita bisa langsung mencetak hasil pekerjaan kita ini dengan meng-klik print (Ctrl+p). Atau klik finish & merge lalu print Documents. Nanti dikasih pilihan, All, current record, atau from .... to .... tergantung kita mau yang mana.

Selesai juga cara membuat mailmerge-nya. Akhirnya saya berharap semoga bermanfaat bagi kita semua....

Silakan share biar tambah manfaat...

Share this: