Tips Agar Siaran Pers Ditayangkan Media Massa

Ilustrasi webinar pembuatan siaran pers bersama mas @AikPahlawanKita

Pradirwan - Pernahkah kamu membuat siaran pers (press release) tetapi tidak atau hanya sedikit media massa yang mau menayangkannya? Padahal, siaran pers adalah salah satu ‘senjata ampuh’ praktisi Humas untuk memberikan informasi kepada publik.

Ada beberapa alasan untuk pertanyaan tersebut. Karena kenyataannya, hubungan baik dengan jurnalis atau redaktur saja tak menjamin siaran pers yang kita buat akan ditayangkan.

Sebagai Humas, kita harus memahami bahwa wartawan (media) bekerja untuk pembaca. Agar pesan yang kita sampaikan melalui siaran pers itu sampai ke pembaca, kita harus mengetahui tiga hal yang perlu diperhatikan dalam membuat siaran pers, yaitu:

Pertama, setiap artikel yang ditulis wartawan harus bernilai berita (news value), yakni aktual, faktual, penting, dan menarik. Kita tahu, tidak semua isu itu penting dan tidak semua isu penting akan menarik bagi publik. Staf humas bisa menggunakan nilai berita ini untuk menakar tulisannya.

Kedua, pada dasarnya siaran pers itu merupakan berita. Oleh karena itu, kaidah-kaidah yang digunakan dalam penulisan siaran pers juga mengikuti kaidah universal berita. Apabila humas cakap melakukannya, kemungkinan besar wartawan akan menjadikan siaran pers tersebut sebagai sumber berita.

Suatu berita dapat dikatakan baik jika dapat menjawab unsur-unsur yang terdapat dalam 5W+1H (What, Where, When, Who, Why, How). Selain itu, struktur penulisan berita (hard news) menggunakan piramida terbalik.

Struktur ini mengisyaratkan kita untuk meletakkan isi terpenting di bagian paling awal tulisan. Jadi, posisinya di paragraf pertama atau di kalangan jurnalis dikenal dengan istilah leads. Bagaimana kita membuat leads akan menentukan pembaca menyelesaikan membaca tulisan kita atau tidak.

Biasanya leads menggunakan kalimat aktif dengan struktur S-P-O-K (Subjek, Predikat, Objek, Keterangan). Hindari penggunaan kata-kata seperti “Guna memenuhi…” atau “Dalam rangka…” di awal kalimat. Setiap kalimatnya tidak bertele-tele, to the point, atau langsung saja ke pokok masalahnya.

Pertimbangkan juga search engine optimization (SEO/pengoptimalan mesin telusur). Salah satu caranya dengan menaruh kata kunci di leads. Untuk media online, penggunaan SEO ini penting agar mesin telusur bisa menampilkan artikel di posisi teratas hasil pencarian atau tidak. Website dengan konten yang bagus tetapi minim pengunjung juga sama sekali tidak ada artinya.

Ketiga, narasumber adalah kunci. Semakin penting narasumber yang dikutip di siaran pers, semakin mungkin wartawan akan menayangkan tulisan tersebut ke dalam berita.

Selain tiga hal tersebut, yang seringkali dilupakan oleh Humas adalah tidak mencantumkan konteks peristiwa dalam siaran pers. Pencantuman konteks ini penting agar berita tidak ‘kering’ dan selalu ada sesuatu yang baru. Tips lainnya dengan menghindari penggunaan model tulisan ‘template’, cari angle baru, dan mengusahakan membuka ruang diskusi antara lembaga dengan media. Caranya dengan menyertakan kontak narasumber yang dapat menjawab konfirmasi dari wartawan.

Saat dikirim ke wartawan, lampirkan gambar atau video atau data lainnya yang mendukung informasi. Meski tidak wajib, pelampiran multimedia itu bisa mendukung kelengkapan tulisan.

Tujuan Pembuatan Siaran Pers

Siaran Pers adalah naskah berita atau informasi yang dibuat oleh praktisi Humas (Public Relations Officer) sebuah lembaga atau organisasi untuk dipublikasikan di media massa.

Secara umum, ada tiga tujuan pembuatan siaran pers. Pertama untuk memberikan informasi terbaru dari sebuah lembaga. Misalnya tentang peraturan pajak terbaru.

Kedua, mengklarifikasi masalah/isu yang tengah menjadi perbincangan masyarakat terkait lembaga. Humas yang baik, jika mengetahui informasi yang beredar itu diketahui tidak benar akan sesegera mungkin memformulasikan sanggahan/klarifikasi pesan-pesan yang tidak benar itu melalui siaran pers.

Ketiga, untuk membangun reputasi/jenama (branding) yang baik dengan cara memberikan informasi tentang kegiatan perusahaan. Misalnya tentang perubahan proses bisnis pelayanan pajak terkait Covid-19 atau kegiatan bakti sosial dalam rangka memperingati Hari Pajak.

Struktur Penulisan Siaran Pers

Struktur penulisan siaran pers hakikatnya sama dengan dengan struktur naskah berita, yaitu Head (judul), Date line (baris tanggal), Leads (teras berita), dan News body (tubuh atau isi berita).

Siaran pers umumnya menggunakan bahasa formal dan format khusus. Berikut format khusus dalam naskah siaran pers:

Headline atau judul, layaknya judul berita yang harus menggambarkan isi keseluruhan berita.
Date line. Baris Tanggal. Berisi nama kota dan tanggal.
Body konten atau isi, terdiri dari lead (teras) dan tubuh berita (body).
Info Lembaga. Di bagian akhir naskah, cantumkan informasi tentang lembaga atau instansi yang mengirimkan rilis. (Nama lembaga ada juga yang menaruhnya di kop surat)
Informasi kontak, setelah itu, di bawahnya dicantumkan nama dan alamat lembaga, nomer telpon, fax, email, website, termasuk nomor kontak narasumber yang bisa dihubungi (untuk konfirmasi atau klarifikasi).

Contoh siaran pers bisa dilihat di : Siaran Pers Kanwil DJP Jawa Barat I 2021

Semoga bermanfaat. (HP)

Pradirwan, 30 Desember 2020