Tips Agar Siaran Pers Ditayangkan Media Massa

Ilustrasi webinar pembuatan siaran pers bersama mas @AikPahlawanKita

Pradirwan - Pernahkah kamu membuat siaran pers (press release) tetapi tidak atau hanya sedikit media massa yang mau menayangkannya? Padahal, siaran pers adalah salah satu ‘senjata ampuh’ praktisi Humas untuk memberikan informasi kepada publik.

Ada beberapa alasan untuk pertanyaan tersebut. Karena kenyataannya, hubungan baik dengan jurnalis atau redaktur saja tak menjamin siaran pers yang kita buat akan ditayangkan.

Sebagai Humas, kita harus memahami bahwa wartawan (media) bekerja untuk pembaca. Agar pesan yang kita sampaikan melalui siaran pers itu sampai ke pembaca, kita harus mengetahui tiga hal yang perlu diperhatikan dalam membuat siaran pers, yaitu:

Pertama, setiap artikel yang ditulis wartawan harus bernilai berita (news value), yakni aktual, faktual, penting, dan menarik. Kita tahu, tidak semua isu itu penting dan tidak semua isu penting akan menarik bagi publik. Staf humas bisa menggunakan nilai berita ini untuk menakar tulisannya.

Kedua, pada dasarnya siaran pers itu merupakan berita. Oleh karena itu, kaidah-kaidah yang digunakan dalam penulisan siaran pers juga mengikuti kaidah universal berita. Apabila humas cakap melakukannya, kemungkinan besar wartawan akan menjadikan siaran pers tersebut sebagai sumber berita.

Suatu berita dapat dikatakan baik jika dapat menjawab unsur-unsur yang terdapat dalam 5W+1H (What, Where, When, Who, Why, How). Selain itu, struktur penulisan berita (hard news) menggunakan piramida terbalik.

Struktur ini mengisyaratkan kita untuk meletakkan isi terpenting di bagian paling awal tulisan. Jadi, posisinya di paragraf pertama atau di kalangan jurnalis dikenal dengan istilah leads. Bagaimana kita membuat leads akan menentukan pembaca menyelesaikan membaca tulisan kita atau tidak.

Biasanya leads menggunakan kalimat aktif dengan struktur S-P-O-K (Subjek, Predikat, Objek, Keterangan). Hindari penggunaan kata-kata seperti “Guna memenuhi…” atau “Dalam rangka…” di awal kalimat. Setiap kalimatnya tidak bertele-tele, to the point, atau langsung saja ke pokok masalahnya.

Pertimbangkan juga search engine optimization (SEO/pengoptimalan mesin telusur). Salah satu caranya dengan menaruh kata kunci di leads. Untuk media online, penggunaan SEO ini penting agar mesin telusur bisa menampilkan artikel di posisi teratas hasil pencarian atau tidak. Website dengan konten yang bagus tetapi minim pengunjung juga sama sekali tidak ada artinya.

Ketiga, narasumber adalah kunci. Semakin penting narasumber yang dikutip di siaran pers, semakin mungkin wartawan akan menayangkan tulisan tersebut ke dalam berita.

Selain tiga hal tersebut, yang seringkali dilupakan oleh Humas adalah tidak mencantumkan konteks peristiwa dalam siaran pers. Pencantuman konteks ini penting agar berita tidak ‘kering’ dan selalu ada sesuatu yang baru. Tips lainnya dengan menghindari penggunaan model tulisan ‘template’, cari angle baru, dan mengusahakan membuka ruang diskusi antara lembaga dengan media. Caranya dengan menyertakan kontak narasumber yang dapat menjawab konfirmasi dari wartawan.

Saat dikirim ke wartawan, lampirkan gambar atau video atau data lainnya yang mendukung informasi. Meski tidak wajib, pelampiran multimedia itu bisa mendukung kelengkapan tulisan.

Tujuan Pembuatan Siaran Pers

Siaran Pers adalah naskah berita atau informasi yang dibuat oleh praktisi Humas (Public Relations Officer) sebuah lembaga atau organisasi untuk dipublikasikan di media massa.

Secara umum, ada tiga tujuan pembuatan siaran pers. Pertama untuk memberikan informasi terbaru dari sebuah lembaga. Misalnya tentang peraturan pajak terbaru.

Kedua, mengklarifikasi masalah/isu yang tengah menjadi perbincangan masyarakat terkait lembaga. Humas yang baik, jika mengetahui informasi yang beredar itu diketahui tidak benar akan sesegera mungkin memformulasikan sanggahan/klarifikasi pesan-pesan yang tidak benar itu melalui siaran pers.

Ketiga, untuk membangun reputasi/jenama (branding) yang baik dengan cara memberikan informasi tentang kegiatan perusahaan. Misalnya tentang perubahan proses bisnis pelayanan pajak terkait Covid-19 atau kegiatan bakti sosial dalam rangka memperingati Hari Pajak.

Struktur Penulisan Siaran Pers

Struktur penulisan siaran pers hakikatnya sama dengan dengan struktur naskah berita, yaitu Head (judul), Date line (baris tanggal), Leads (teras berita), dan News body (tubuh atau isi berita). 

Siaran pers umumnya menggunakan bahasa formal dan format khusus. Berikut format khusus dalam naskah siaran pers:

• Headline atau judul, layaknya judul berita yang harus menggambarkan isi keseluruhan berita.
• Date line. Baris Tanggal. Berisi nama kota dan tanggal.
• Body konten atau isi, terdiri dari lead (teras) dan tubuh berita (body).
• Info Lembaga. Di bagian akhir naskah, cantumkan informasi tentang lembaga atau instansi yang mengirimkan rilis. (Nama lembaga ada juga yang menaruhnya di kop surat)
• Informasi kontak, setelah itu, di bawahnya dicantumkan nama dan alamat lembaga, nomer telpon, fax, email, website, termasuk nomor kontak narasumber yang bisa dihubungi (untuk konfirmasi atau klarifikasi).

Contoh siaran pers bisa dilihat di : Siaran Pers Kanwil DJP Jawa Barat I 2021

Semoga bermanfaat. (HP)

Pradirwan, 30 Desember 2020

Artikel terkait: 

1. Ani Natalia: Kita Semua Butuh Belajar
2. Abdi Muda: Mengenal Komunikasi Publik Personal dan Profesional Ala ASN
3. Jurnalis itu Sejarawan
4. Menentukan News Angle
5. Humas Pajak Sambut Era Industri 4.0
6. Lima Kunci Liputan Humas Bea Cukai
7. Tiga Latar dalam Foto Jurnalistik
8. 10 Years Challenge dan Keabadian
9. Menulislah Untuk Orang Lain
10. Tingkatkan Kesadaran, DJP Lirik Potensi Situs Pajak
11. Gaya Tulisan
12. Menjaga Mood Menulis
13. Menulis, Mengingat, Melupakan
14. Menulis Cerita yang Bernilai Berita

Sumber: Tempo Institute, Menyampaikan Pesan dengan Siaran Pers, 4 Desember 2020

Ani Natalia: Kita Semua Butuh Belajar

Kepala Sub Direktorat Hubungan Masyarakat DJP Ani Natalia

Pradirwan - Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan sumber daya terpenting dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam organisasi inilah yang memberikan tenaga, ide, bakat, kreativitas, dan lain sebagainya sehingga organisasi dapat mencapai tujuan.

Manajemen SDM yang dilakukan secara optimal dapat meningkatkan kinerja pegawai maupun kinerja organisasi.

Salah satu tahapan dalam proses pengelolaan SDM tersebut yaitu mutasi dan promosi.

Organisasi DJP pun tak luput dari proses ini. Pegawai DJP di manapun pasti mengalami proses mutasi dan promosi sesuai kebutuhan institusi.

Sebagai contoh, ada pegawai yang sebelumnya di bagian Hubungan Masyarakat (Humas) lalu mutasi ke unit lain yang bukan Humas. Atau sebaliknya, ada yang belum pernah sama sekali di Humas, lalu tiba-tiba bertugas menjadi Humas.

Kasubdit Humas DJP, Ani Natalia pernah mengatakan, saat kuliah di STAN, ia tak pernah membayangkan akan menjadi Humas DJP. Namun takdir membawanya menjadi Insan Humas hingga saat ini. 

"Tidak ada yang bisa semua hal. Oleh karena itu kita semua butuh belajar," ungkapnya saat membuka acara pelatihan "Pembuatan Siaran Pers", beberapa waktu lalu.

Perempuan yang akrab disapa Kak Ani ini mengungkapkan bahwa pekerjaan Humas setiap hari semakin menantang. Oleh karena itu, dibutuhkan kerja sama yang baik dengan semua pihak, salah satunya dengan media.

Kak Ani menilai, bagi Humas, peran media sangat penting. Ketika berhubungan dengan media, dibutuhkan sebuah keahlian dalam berkomunikasi agar sama-sama memudahkan dalam bekerja.

"Apa yang kita inginkan, apa yang kita maksudkan, boleh disampaikan kepada publik dengan bantuan media massa," ujarnya.

Namun teman-teman jurnalis juga memiliki 'banyak pekerjaan'. Untuk memudahkan mereka dalam membuat sebuah berita, sebagai Humas harus bisa membuat siaran pers yang baik. Dengan begitu tercipta hubungan yang saling menguntungkan (simbiosis mutualisme).

"Ini adalah sebuah tantangan dan DJP selalu berusaha memberikan kesempatan belajar kepada para pegawai untuk bisa meningkatkan kapasitasnya," tandasnya.

Ia berharap agar pegawai memanfaatkan setiap peluang yang diperoleh untuk meningkatkan kepasitas diri. "Mari hargai setiap kesempatan belajar. Don’t take it for granted. Setelah itu kita praktikkan (berkarya) agar ilmu itu bermanfaat," pungkasnya. (HP)